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      公文,是各级机构、组织处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是公布、公告相关信息,指导、布置、商洽工作,请示、答复问题,报告、通报、交流情况等的重要工具。

      集团比照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T 9704-2012),根据企业经营管理实际需求,按简化公文种类、统一公文格式、精炼公文内容、推广电子公文的原则,对集团公文制作,规范如下:

      一、公文的基本格式

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      二、集团常用公文种类

      (一)通知

      用于上级向下级公布、通报相关信息,指导、布置相关工作,要求执行、办理某事宜的下行公文。

      (二)报告

      用于下级向上级汇报、反映相关情况,提出建议、答复相关询问等的上行公文,不须接收者回复。

      (三)请示

      用于下级向上级请求指示或批准、提出问题的上行公文;一般情况下,接收者应予以批(回)复;请示应一文一事、一个主送机关、逐级请示。

      (四)批(回)复

      用于上级批准、答复下级请示事项的下行公文;批复应一文一批(回)复,并明确批准、同意的事项,明确不批准、同意的事项及理由。

      (五)合同

      当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议,相似于平行公文;合同内容、格式有严格的法定要求。

      (六)函

      用于平级或无隶属关系单位之间,办理商洽、联络、询查、告知等事务的平行文(少数为上行文);办理公务的函为公函。

      (七)其他文种

      方案、计划、预算等公文,不再单列文种,应按各自特征,分别归入上述各文种。

      三、正式公文(即红头文件)的制作

      (一)对外正式公文

      公文接收机关(主送机关)对所接收公文有严格规范的,各单位应按公文的主体格式要求,使用发文底稿草拟公文内容;经审批签发,由各法人单位配制版头、版记,制成规范公文并加盖公章后发送。

      (二)对内正式公文

      各单位涉及安全、财务、人事等重大事务和重要规章制度的内部公文,须按公文的主体格式要求,使用发文底稿草拟公文内容;经审批签发,由各法人单位配制版头、版记,制成规范公文并加盖公章后发送。

      四、简便公文(即无红头文件)的制作

      (一)对外简便公文

      公文接收机关(主送机关)对所接收公文无严格规范的,各单位可按公文的主体格式要求,用非发文底稿拟制公文内容;经审批签发,加盖公章后发送。

      (二)对内简便公文

      各单位之间往来的其他内部公文,各单位可按公文的主体格式要求,用非发文底稿拟制公文内容;经审批签发,加盖公章后发送。

      五、集团常用公文的主体格式与写作规范

      (一)通知的主体格式

    关于XXXXXX的通知(标题:事由+通知)

      主送机关:

        正文(制发通知的理由、目的、依据;通知的具体事项)

        结语(特此通知,或省略不写)

         

          附件:1.××××

             2.××××

                               署名并加盖公章

                             20XX年XX月XX日(成文时间)

                           (成文时间,用阿拉伯数字标注日期)

      

    (二)报告的主体格式

    关于XXXXXX的报告(标题:事由+报告)

      主送机关:

        正文(真实叙述情况,对报告事项、相关问题明确表态,不得夹带请示事项)

        结语(以上,特此报告;或特此报告,请审阅等)

         附件:1.××××

            2.××××

                              署名并加盖公章

                             20XX年XX月XX日(成文时间)

                          (成文时间,用阿拉伯数字标注日期)

      

    (三)请示的主体格式

    关于XXXXXX的请示(标题:事由+请示)

      主送机关或接收者:

        正文(陈述请示原因,阐述请示理由,明确请示详细要求、事项及必要性、可能性)

        结语(上述请示或意见当否,请批示或批准、审批)

                              署名并加盖公章

                             20XX年XX月XX日(成文时间)

                          (成文时间,用阿拉伯数字标注日期)

    (四)批复(示)的主体格式

    关于XXXXXX的批复(示)(标题:请示事项+批复或批示)

      主送机关或接收者:

        正文(针对请示事项,明确批准或批示的内容,明确不批准的内容及理由)

        结语(特此批复)

                              署名并加盖公章

                             20XX年XX月XX日(成文时间)

                          (成文时间,用阿拉伯数字标注日期)

      

    (五)函的主体格式

    关于XXXXXX的函(标题:事由+函)

      主送机关:

        正文(叙述需商洽、联络、询查、告知等的事宜)

        结尾(请对方协助解决某问题或回复、提出意见等)

        结语(特此函询或复函、函告、函复等)

                              署名并加盖公章

                             20XX年XX月XX日(成文时间)

                          (成文时间,用阿拉伯数字标注日期)

      

      六、“OA系统”公文

      “OA系统”主要用于集团电子公文的草拟、修订、审查、签发、发送和接收。

      (一)“OA系统”公文共设四个栏目:

      1.报告/通知栏目:主要用于制作报告、通知;也可制作不需回复、批复的预算、计划、方案;还可制作函,接收者可以批注方式予以回复。

      2. 请示/审批栏目:主要用于制作请示;也可制作需回复、批复的预算、计划、方案。

      3. 红头文件栏目:用于制作正式公文。

      4. 合同审批栏目:用于制作合同。

      (二)电子公文的制作

      按所制公文文种,正确选择“OA系统”栏目;按栏目内各项目要求,准确选择相关信息,完整填写相关内容;所撰写正文须符合公文的主体格式要求。

      (三)纸质公文的制作

      1.经“OA系统”审批签发后的正式公文,应以发文底稿草拟公文,补办审查、签发手续后,由各法人单位按正式公文规范制作、用印、发送和归档。

      2.经“OA系统”审批签发的应归档的其他公文,由发文单位按相应公文规范制作、用印、发送和归档。

      3.经“OA系统”审批签发的应纸质发送的其他公文,由发文单位按相应公文规范制作、用印、发送和归档。

      以上规范内容,各单位遵照执行。



    2015年9月10日