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      为了合理配置办公设施,便利经营管理,减少经费浪费和设施损失,特制定本办法。

      第一条 办公设施主要指价值较高的办公设备和办公家具。

      一、办公设备:指纹考勤机、传真机、碎纸机、照相机、摄像机、电视机、录音笔、保险柜、电风扇及音响器材等。

      二、办公家具:办公、会议及电脑桌椅,文件及储物柜等。

      第二条 办公设施具体名称,由行政部拍照立样、分类确定,登录“办公设施电子台账”(以下简称“台账”)。

      台账内容包括:办公设施的具体名称、数量、采购价格、产权单位、使用单位及是否固定资产、成套、闲置等。

      第三条 办公设施实物资产由财务部监管;行政部对各单位办公设施的采购、验收、登记、使用、调剂(调拨、转让、借用)、报废、盘点、清查等,实施直接管理,但不改变其产权属性和相关会计核算方法。

      第四条 各单位应指定人员兼管办公设施的实物管理工作,并负责相关采购、验收、登记、使用、调剂(调拨、转让、借用)、报废、盘点、清查等具体业务。

      第五条 办公设施的借用、调拨、转让,比照《设备管理办法》第五、六、七条规定执行。

      第六条 采购计划与预算

      各单位需办公设施,应向行政部申请内部调剂。

      无法调剂的,由行政部按办公设施统一性原则,以电子文件编制采购计划报批:采购单件八百元或批次二千元以下的,采购预算由分管副总审批;采购单件八百元或批次二千元以上的,采购预算由总经理审批,并办理书面采购预算手续。

      第七条 招标采购

      一、量大、价贵的办公设施,须以招标方式采购。

      二、招标公告、邀标书、投标书、供货合同等由行政部制作;招标具体操作,比照《商贸租赁管理制度》之竞标方式实施。

      第八条 零星采购办公设施,由行政部与使用单位安排两人以上,共同实施比价采购。

      第九条 行政部与使用单位,按供货合同或比价采购清单,共同验收采购的办公设施,发现质(数)量不合格的,应及时调、补、退货。

      第十条 办公设施验收合格,由行政部与使用单位分别登入台账;采购办公设施的经费,由使用单位按财务制度报销。

      第十一条 各单位从外部获赠的办公设施,须报行政部决定使用单位,由行政部和使用单位分别登入台账。

      第十二条 使用管理

      一、办公设施按“谁使用、谁保管,谁损坏、谁负责”原则使用、管理。

      二、行政部和各单位在条件允许的情况下,应通过调剂手段,尽量统一同一单位、部门、办公和作业区办公设施的规格、式样,尽量不将成套办公设施拆分使用。

      三、各单位闲置办公家具一律应放于办公现场,不得入库保管。

      四、各单位不得自行拆毁己入账办公设施。

      第十三条 维修管理

      一、各单位日常应保持办公设施的整齐、清洁,及时维护(如紧固螺丝)。  

      二、新购办公设施未出保修期的,应由供货商负责保修;其他办公设施需修理的,可向顺达子公司报修;顺达子公司无法维修的,由行政部决定是否外修;维修费用由使用单位承担。  

      第十四条 办公设施的报废

      一、未经行政部批准,各单位不得自行报废己入账的办公设施。

      二、产权单位确无使用或维修价值的办公设施,应以电子文件向行政部申请报废,经批准后予以报废;行政部和报废单位应将报废事宜分别登入台账;报废办公设施属固定资产的,产权单位还须按财务制度办理相关手续。

      第十五条 办公设施的清查与盘点

      一、每年末,各单位应对己入账的办公设施进行清查与盘点,发现漏登账物应补登,发现应报废办公设施应办理报废手续,以确保实物完好、账目清楚、账实相符。

    二、行政部适时对各单位办公设施账实情况进行检查;财务部适时对办公设施实物管理工作进行监督检查。

      第十六条 台账管理

    调拨、转让、借用、采购、受赠、维修、报废、清查与盘点办公设施业务中,行政部、使用单位与产权单位须及时将相关信息分别登入台账;转让的办公设施属固定资产的,产权单位还须按财务制度办理相关手续。

      第十七条 考核与处罚

      一、因管理、使用不当,造成办公设施严重损毁或灭失的,责任人应当承担修复或赔偿责任。

      二、员工违反本制度规定的,由行政部依据违规情节、损失和管理制度,每月登录 “考核系统”,进行扣分考核,并提请分管副总对严重违规责任人进行行政处分;行政部违规的,由分管副总登录 “考核系统”,对责任人进行扣分考核。

      三、年终,行政部依据“考核系统”报表、数据,结合资产检(清)查情况,对各单位年度本专业(项)管理工作进行考核计分,并报人力部作为年终奖发放依据之一。